1. Introduction
Oria s'engage a proteger la vie privee de ses utilisateurs. La presente politique de confidentialite decrit les types de renseignements personnels que nous recueillons, la facon dont nous les utilisons et les mesures que nous prenons pour les proteger. Cette politique s'applique a tous les utilisateurs de la plateforme Oria au Canada.
2. Renseignements recueillis
Dans le cadre de l'utilisation de la plateforme, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :
Renseignements personnels :
- Nom complet, adresse courriel et numero de telephone
- Numero d'employe et poste occupe
- Date d'anciennete et certifications professionnelles
- Informations relatives aux horaires et quarts de travail
Donnees d'utilisation :
- Journaux de connexion et historique d'activite
- Preferences et parametres de l'utilisateur
- Donnees relatives aux demandes de remplacement et d'echange de quarts
- Historique des communications dans la plateforme
2 bis. Geolocalisation lors du pointage
Lorsque vous enregistrez une arrivee ou un depart (pointage) depuis un appareil mobile, l'application peut recueillir votre position geographique. Cette collecte vise un seul objectif :
- Confirmer que le pointage est effectue sur le lieu de travail autorise (geo-reperage), afin d'assurer l'exactitude des feuilles de temps et la conformite aux conventions collectives.
La collecte est ponctuelle : elle se produit uniquement au moment ou vous appuyez sur le bouton de pointage. L'application ne suit pas votre position de facon continue et ne vous localise pas en dehors de ces actions de pointage.
La position associee a un pointage est conservee avec l'enregistrement de temps correspondant, pour la duree necessaire a la gestion de la paie, a la verification des horaires et au respect des obligations legales et conventionnelles applicables, puis supprimee ou anonymisee conformement a la section 6. Vous pouvez refuser l'acces a la geolocalisation dans les parametres de votre appareil; un mode de pointage alternatif demeure disponible aupres de votre gestionnaire.
3. Utilisation des renseignements
Les renseignements recueillis sont utilises pour :
- Gerer les comptes utilisateurs et authentifier les connexions
- Planifier et attribuer les quarts de travail selon les regles de la convention collective
- Traiter les demandes de remplacement en respectant l'ordre d'anciennete syndical
- Assurer la conformite aux reglements et aux conventions collectives applicables
- Envoyer des notifications relatives aux quarts et aux horaires
- Generer des rapports et des statistiques pour les gestionnaires
- Maintenir un journal d'audit pour la conformite syndicale
4. Protection des renseignements
Nous mettons en place des mesures de securite appropriees pour proteger vos renseignements personnels, notamment :
- Chiffrement des donnees en transit et au repos
- Controles d'acces stricts bases sur les roles (administrateur, employe)
- Authentification securisee avec exigences de complexite du mot de passe
- Surveillance et journalisation des acces aux donnees sensibles
- Hebergement au Canada vise pour les donnees (en cours de mise en place; la region n'est pas encore forcee techniquement)
5. Partage des renseignements
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Vos donnees peuvent etre partagees dans les cas suivants :
- Avec les gestionnaires autorises de votre etablissement pour la gestion des horaires
- Avec les representants syndicaux dans le cadre de la verification de la conformite
- Avec les autorites competentes si la loi l'exige
- Avec nos fournisseurs de services techniques, sous entente de confidentialite
6. Conservation des donnees
Vos renseignements personnels sont conserves aussi longtemps que necessaire pour fournir les services de la plateforme et respecter nos obligations legales. Les journaux d'audit sont conserves conformement aux exigences des conventions collectives applicables. A la fermeture de votre compte, vos donnees personnelles font l'objet d'une suppression ou d'une anonymisation, traitee sur demande dans un delai raisonnable, sauf obligation legale de conservation. (Le processus est actuellement manuel; l'effacement automatise n'est pas encore en place.)
7. Vos droits
Conformement aux lois canadiennes et quebecoises sur la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de :
- Acceder a vos renseignements personnels detenus par Oria
- Demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets
- Demander la suppression de vos renseignements personnels
- Retirer votre consentement a tout moment
- Deposer une plainte aupres de la Commission d'acces a l'information du Quebec
8. Temoins (cookies)
Oria utilise des temoins essentiels au fonctionnement de la plateforme, notamment pour maintenir votre session de connexion et vos preferences. Aucun temoin a des fins publicitaires n'est utilise.
9. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre a jour cette politique de confidentialite periodiquement. Toute modification importante sera communiquee par courriel ou par notification dans la plateforme. Nous vous invitons a consulter cette page regulierement.
10. Contact
Pour toute question relative a la protection de vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels a l'adresse suivante : confidentialite@oria.ca